EL PERFIL DE LA SECRETARIA
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EL PERFIL DE LA SECRETARIA
Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona pro activa y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio de Windows, Microsoft Officie, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación,
liderazgo y toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión
Funciones de una secretaria
- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
- Reclutar las solicitudes de servicios por parte
del departamento de servicio al cliente.
- Hacer una evaluación periódica de los
proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con
el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y
desarrollar bien el trabajo asignado.
- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a
la empresa.
- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre
cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener
informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
- Obedecer y realizar instrucciones que te sean
asignadas por tú jefe.
- Mejora y aprendizaje continúo.
EL ROL DE UNA SECRETARIA
MODERNA
Si bien todos los puestos dentro de una empresa son
imprescindibles, el de la secretaria o asistente ejecutiva se volvió
cada vez más importante, y ya no solo es esa persona que tiene que
cumplir órdenes directas de su jefe, sino que en la actualidad tiene
decisión y peso propio.
Ya no solo es suficiente con tener
conocimientos administrativos, atender el teléfono y poseer
simpatía, sino que hay que tener un profundo conocimiento de los
recursos humanos, del mundo económico-financiero y de los asuntos
públicos e institucionales. Ahora también puede correr por cuenta
de la secretaria elaborar y llevar adelante proyectos especiales y
tener a su cargo el manejo de procedimientos internos de los
distintos sectores de la oficina. Se interesa también por el core
business y está informada sobre la realidad política y social.
La
secretaria
es aquella que sabe cada uno de los pasos y movimientos que el
gerente o director va a efectuar. Entre las funciones de la
secretaria se halla la de ocuparse de la agenda del gerente o
director de la empresa, organizar y cancelar reuniones, etc. Para
llevar a cabo dichas labores es necesario realizar primero un Curso
de Secretariado.
Los
contextos económicos en donde operan las organizaciones se
caracterizan por ser proactivos, cambiantes, desafiantes, con grandes
oportunidades y en donde se destacan las organizaciones que se han
preparado para ello, las que disponen de un buen recurso humano,
ejecutivos preparados, capaces de actuar en estas características
LA SECRETARIA EJECUTIVA
Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de
empresa no tiene el mismo significado que el de hace unos años,
cuando las exigencias del mercado eran menores y las tareas se
relacionaban directamente con un trabajo estrictamente de oficina. A
pesar de que la tecnología y los nuevos formatos de comunicación
amenazaron con reemplazar su función, está lejos de lograrlo.
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia
constante. Son muchos los factores que se deben tener en cuenta,
entre ellos, el nivel de capacitación y el cuidado de la imagen
personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez
latitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar
el camino o simplificar las tareas son cualidades importantes.
También suma valor el poder asumir diferentes responsabilidades y
funciones, así como contar con la facilidad para coordinarlas.
