CUAL ES EL OBJETIVO DE LA SECRETARIA EN LA OFICINA

CUAL ES EL OBJETIVO DE LA SECRETARIA EN LA OFICINA

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El "objetivo" de una secretaria depende de su persona. La "función" de una secretaría varía de acuerdo al tipo de secretaria que ejerza(sria. particular, sria, ejecutiva, sria de depto, sria de director etc), pero las tareas comunes en estos cargos son por ejemplo: recepción de llamadas, toma de dictado, transcripción de oficios y documentos, control de agenda, control de archivo, atención y orientación telefónica, entrega-recepción de documentación, coadyuvante en la organización de eventos, y en ocasiones atención de asuntos personales del jefe(a).

Para poder alcanzar la Visión se hace necesario un trabajo conjunto de los distintos actores de la actividad, que deberá estar orientado por el Sector Turismo de la Administración Pública para el que se ha definido la siguiente Misión: Conducir el desarrollo turístico nacional, mediante las actividades de planeación, impulso al desarrollo de la oferta, apoyo a la operación de los servicios turísticos y la promoción, articulando las acciones de diferentes instancias y niveles de gobierno

Que Debe Hacer Una Secretaria En Una Oficina

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Que Debe Hacer Una Secretaria En Una Oficina

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno necesita una completa predefinición de funciones. Esto conlleva muchos cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las "secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que se requiere en los países de Latinoamericano, al igual que se producen lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

COMO DEBE FUNCIONAR LA OFICINA

COMO DEBE FUNCIONAR LA OFICINA

La Oficina es un centro social auto gestionado donde se pretende impulsar la cultura a todos sus niveles y las relaciones humanas, está totalmente abierta al público y en ella encontrarás diversas asociaciones, colectivos y grupos especializados en temas concretos.

Todo el mundo puede participar en cualquier actividad del centro o de los distintos grupos, colectivos etc que están en el CSA, también puedes crear tu propio taller, tus actividades, charlas… nosotros te ayudaremos en todo lo posible.

Para resumir, CSA La Oficina es el lugar donde debes poner en marcha tus proyectos y contribuir a mejorar la ciudad, la sociedad y todo lo que te propongas.

COMO GUARDAR LOS DOCUMENTOS EN UNA OFICINA

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COMO GUARDAR LOS DOCUMENTOS EN UNA OFICINA

 

Uno de los mayores problemas de las empresas es no tener al día sus archivos. Una cuestión a la que se une no tener claro qué documentos son prescindibles.

Todos los documentos en papel que se van acumulando sobre el escritorio requieren una toma de decisiones, lo mismo que los archivos informáticos, los correos electrónicos, los mensajes del buzón telefónico….Si bien las decisiones se reducen básicamente a dos: la eliminación o el archivo de documento o registro.

Sin embargo, a menudo cuando se piensa en el archivo, solo se quiere perder el tiempo de decir “para archivar”. Una actitud que a corto y medio plazo genera problemas. Muchos archivos, con una gestión ágil y eficaz y dedicándoles unos minutos diarios: solamente expurgando papeles obsoletos y eliminando duplicados podrían reducirse hasta en un 50

UNA SECRETARIA COMO DEBE CONTESTAR UN TELEFONO

UNA SECRETARIA COMO DEBE CONTESTAR UN TELÉFONO

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CÓMO CONTESTAR UNA LLAMADA TELEFÓNICA?

Parece mentira, pero cuando se trabaja en una oficina parece fácil eso de contestar llamadas telefónicas, la realidad es que si no lo sabes hacer tienes que aprender ya que de ello depende que existan clientes satisfechos.

Como primer punto, te digo que debes contestar sin prisa y no dejes que el teléfono repique más de tres veces.

Al contestar debes identificarte y que sea con algo corto y en forma clara, si preguntan por alguna persona que no se encuentra en ese momento toma el mensaje.

Jamás pases una llamada si no es necesario o urgente, si la persona a la que solicitan está ocupada hablando por otra línea debes indicarlo claramente.

Estos son algunos pequeños detalles que te ayudarán a mejorar a la hora de contestar el teléfono, más adelante les indicaremos otros tips bastante interesantes.

CUALIDADES DE LA SECRETARIA

CUALIDADES DE LA SECRETARIA

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La definición más común de secretaria se corresponde con la persona que ejerce de filtro, gestora personal y mano derecha del encargado o encargada de una empresa o departamento. De este modo, su función es cumplir con aquellas tareas que su superior le delegue, normalmente relacionadas con cuestiones administrativas, de trato con clientes y visitas, y en ocasiones de gestión de la agenda personal. Os explicamos las cualidades más importantes para el desarrollo de este oficio.

PRINCIPIOS DE UNA SECRETARIA

PRINCIPIOS DE UNA SECRETARIA

 

 

 

 

 

Las secretarias, al igual que las personas que ocupan cargos en diferentes rubros del trabajo, tienen que tener principios éticos para realizarlos, estos principios deben ser aplicados en su labor diaria para obtener la eficacia en su trabajo, sin estos principios su trabajo no sería valorizado adecuadamente. Veamos cuales son estos principios éticos de una secretaria.

* Debe seguir las normas impuestas en su trabajo, para desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y dignidad, sin realizar acciones que supongan una infracción a estas normas.

* Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada.

* Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la información y hechos de los que pudiese conocer en función a su cargo en el ejercicio de su profesión.

* El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de Secretaria, además que existen países en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una Secretaria no divulgará, ni podrá poner en conocimiento de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.

* La discreción es un principio fundamental, la información empresarial y a título personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada.

* Por un principio de ética la secretaria no debe copiar documentación y archivos que la empresa los considere como confidenciales, más aún descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.